Zgodnie z art. 88 RODO państwa członkowskie mogą wprowadzić bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z zatrudnieniem. Polska skorzystała z tej możliwości, dlatego analizując kwestie przetwarzania danych osobowych w kontekście pracowniczym, trzeba brać pod uwagę nie tylko przepisy RODO, lecz również przepisy prawa pracy, w szczególności Kodeksu pracy czy też ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Szczegółowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w zatrudnieniu
Art. 88 RODO zezwala na wprowadzenie przez państwa członkowskie bardziej szczegółowych przepisów mających zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów:
rekrutacji,
wykonania umowy o pracę, w tym wykonania obowiązków określonych przepisami lub porozumieniami zbiorowymi,
zarządzania, planowania i organizacji pracy,
równości i różnorodności w miejscu pracy,
bezpieczeństwa i higieny pracy,
ochrony własności pracodawcy lub klienta,
indywidualnego lub zbiorowego wykonywania praw i korzystania ze świadczeń związanych z zatrudnieniem,
zakończenia stosunku pracy.
Przepis ten wprowadza wymóg, aby wspomniane przepisy zawierały odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające podmiotowi danych poszanowanie jego godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy.
Czy Polska wprowadziła takie przepisy?
Polska wprowadziła szereg tego rodzaju przepisów, dotyczących np.:
zakresu danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy lub pracownika,
przetwarzania danych biometrycznych pracowników,
przetwarzania danych osobowych w związku z kontrolą trzeźwości pracownika,
przetwarzania danych osobowych w związku z pracą zdalną,
przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z ZFŚS,
monitoringu stosowanego w zakładzie pracy (CCTV oraz innego rodzaju) – zgodnie z Kodeksem pracy, w szczególności:
pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu,
cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy,
pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
pracodawca przechowuje nagrania obrazu przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (jeśli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania),
pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny zakładu pracy lub terenu wokół zakładu pracy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (Kodeks pracy wskazuje, jakiego rodzaju pomieszczenia nie mogą być monitorowane przez pracodawcę),
pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika, a także inne formy monitoringu wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Prace nad zmianą przepisów
Trwają prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Projekt jest aktualnie na etapie opiniowania. Projekt ustawy przewiduje m.in., że na wniosek pracodawcy mającego uzasadnione wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w dyplomie uczelnia potwierdzi zgodność danych z dyplomu ukończenia studiów z danymi zawartymi w prowadzonej przez nią dokumentacji przebiegu studiów. Zgodnie z projektem ustawa miałaby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.
Więcej na ten temat
O przetwarzaniu danych osobowych w kontekście HR na bieżąco piszemy na portalu HRlaw.pl. Poruszyliśmy już m.in. następujące kwestie:
Komentarz do art. 88
Przetwarzanie w kontekście zatrudnienia
Szczegółowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w zatrudnieniu
Art. 88 RODO zezwala na wprowadzenie przez państwa członkowskie bardziej szczegółowych przepisów mających zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem, w szczególności do celów:
Przepis ten wprowadza wymóg, aby wspomniane przepisy zawierały odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające podmiotowi danych poszanowanie jego godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych, w szczególności pod względem przejrzystości przetwarzania, przekazywania danych osobowych w ramach grupy przedsiębiorstw lub grupy przedsiębiorców prowadzących wspólną działalność gospodarczą oraz systemów monitorujących w miejscu pracy.
Czy Polska wprowadziła takie przepisy?
Polska wprowadziła szereg tego rodzaju przepisów, dotyczących np.:
Prace nad zmianą przepisów
Trwają prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Projekt jest aktualnie na etapie opiniowania. Projekt ustawy przewiduje m.in., że na wniosek pracodawcy mającego uzasadnione wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych w dyplomie uczelnia potwierdzi zgodność danych z dyplomu ukończenia studiów z danymi zawartymi w prowadzonej przez nią dokumentacji przebiegu studiów. Zgodnie z projektem ustawa miałaby wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.
Więcej na ten temat
O przetwarzaniu danych osobowych w kontekście HR na bieżąco piszemy na portalu HRlaw.pl. Poruszyliśmy już m.in. następujące kwestie:
Czy pracodawca może przetwarzać prywatne dane kontaktowe pracownika?
Urlop opiekuńczy – dokumentacja wymagana od pracodawcy
Exit interview a przetwarzanie danych osobowych pracownika
Praca zdalna a przetwarzanie danych osobowych
Czy pracodawca ma prawo żądać podania danych o niepełnosprawności?
Kiedy pracodawca wykorzysta linie papilarne pracownika?
Coroczny przegląd danych osobowych przetwarzanych na potrzeby ZFŚS